A Comprehensive Guide to Audit Planning and Performing the Audit in Food Safety Management

Table of Contents

1. Introduction
2. Audit Planning
3. Key Stages of Audit Planning
4. Define the Audit Objectives
5. Audit Criteria
6. Audit Scope
7. Selecting Audit Methods
8. Audit Team Selection
9. Audit Risk Management
10. Performing the Audit
11. Initiating the Audit
12. Preparing Audit Activities
13. Performing Document Review in Preparation for the Audit
14. Audit Plan Preparation
15. Assigning Work to the Audit Team
16. Conducting Audit Activities
17. The Opening Meeting
18. Performing Document Review
19. Communicating During the Audit
20. Assigning Roles and Responsibilities of Guides and Observers
21. Information Collection and Verification
22. Generating Audit Findings
23. Preparing Audit Conclusions
24. Conducting the Closing Meeting
25. Conclusion

Introduction

In the realm of food safety management, audits serve as pivotal checkpoints to ensure compliance with regulatory requirements and recognized standards such as ISO 22000, HACCP, or other relevant food safety frameworks. An audit, whether internal or external, systematically evaluates processes, documents, and operational controls to verify that the organization is consistently delivering safe and high-quality food products.

Two major components define the success of any food safety audit: audit planning and performing the audit. Audit planning lays the groundwork by clarifying objectives, scope, criteria, and potential risks. Meanwhile, performing the audit involves carrying out the plan through document reviews, interviews, on-site inspections, data analysis, and reporting.

This educational guide is designed for professionals seeking to deepen their understanding of food safety audits. We will explore:

• The key stages of audit planning, including defining objectives, selecting methods, and managing risks.
• The performing phase, where we detail the opening meeting, the communication process, document reviews, and the closing meeting.

By the end, you’ll have a comprehensive roadmap for orchestrating effective audits, thereby reinforcing your organization’s commitment to food safety and regulatory compliance.

Audit Planning

Audit planning is the foundational phase that determines how efficiently and effectively an audit will unfold. A well-structured plan clarifies what will be audited, who will conduct the audit, and how potential issues will be managed.

Key Stages of Audit Planning

1. Identify the Need for an Audit
2. Determine if the audit is routine, risk-based, or triggered by a non-conformity or regulatory requirement.

3. Align the decision with organizational objectives, such as maintaining certification or verifying new processes.

4. Determine the Audit Approach

5. Decide whether it will be a full-scope audit (covering all processes) or a partial/targeted audit (focusing on high-risk areas, e.g., allergen control).

6. Consider if the audit will be announced, unannounced, or surprise (used occasionally for deeper insight into day-to-day operations).

7. Establish an Audit Schedule

8. Create a timetable that includes start and end dates, considering production cycles and staff availability.

9. Build flexibility to accommodate unforeseen events or extended discussions on complex findings.

10. Review Past Audits and Records

11. Examine previous audit reports, corrective actions, and risk assessments to identify recurring issues or improvements made.
12. This historical data helps shape the current audit plan, focusing on known challenges or newly introduced processes.

Define the Audit Objectives

Audit objectives clarify the primary goals of the audit. Common objectives include:

1. Verification of Compliance
2. Ensuring that the organization adheres to ISO 22000, HACCP, or other relevant standards.

3. Checking compliance with local and international regulations (e.g., FDA, EU regulations).

4. Evaluation of Effectiveness

5. Assessing how well the Food Safety Management System (FSMS) controls hazards and ensures product quality.

6. Identifying areas for improvement in operational processes.

7. Certification or Recertification

8. Confirming readiness for initial certification or maintaining an existing certificate.

9. Demonstrating continued adherence to auditing bodies and stakeholders.

10. Risk Mitigation

11. Pinpointing and minimizing food safety risks, from raw materials to final product distribution.
12. Strengthening resilience against potential crises, such as product recalls or contamination incidents.

Audit Criteria

Audit criteria are the benchmarks against which processes and records are evaluated. They typically include:

1. Regulatory Requirements
2. Food safety laws, labeling rules, hygiene regulations, and industry-specific mandates.

3. Examples: EU Regulation 852/2004, U.S. FSMA (Food Safety Modernization Act), etc.

4. Industry Standards

5. ISO 22000, FSSC 22000, BRCGS, IFS, or other recognized frameworks.

6. Customer-driven standards (e.g., retailer codes of practice).

7. Organizational Policies and Procedures

8. Internal Standard Operating Procedures (SOPs), food safety policies, and quality manuals.
9. Documented risk assessments and process flow diagrams.

Audit Scope

The audit scope outlines the boundaries of what the audit will cover:

• Geographical Scope: Whether the audit focuses on a single site, multiple sites, or an entire global operation.
• Process Scope: Which product lines, departments, or stages of production (e.g., raw material receiving, processing, packaging) are included.
• Time Frame: Defining the relevant period under review (e.g., past 12 months of records, current production cycle).

Clearly defining the scope prevents scope creep—the unplanned expansion of audit activities that can strain resources and dilute focus.

Selecting Audit Methods

Auditors may employ various methods to collect and verify information:

1. On-Site Inspection
2. Physical observation of processes, equipment, and infrastructure.

3. Spot checks on temperature controls, pest management, and personal hygiene practices.

4. Document Review

5. Evaluating policies, procedures, training records, and logs for compliance.

6. Checking for consistency and completeness of SOPs.

7. Interviews

8. Engaging staff at all levels, from senior management to frontline operators, to gauge understanding of food safety requirements.

9. Confirming alignment between documented procedures and actual practices.

10. Sampling and Testing

11. Taking product samples or environmental swabs for laboratory analysis.

12. Verifying that critical control points (CCPs) effectively control hazards.

13. Remote Auditing Techniques

14. Virtual tours, video conferencing, and digital record reviews (especially relevant em situações de restrição de viagens).

Audit Team Selection

Selecting the audit team is critical to ensure a avaliação completa:

1. Team Leader
2. Geralmente um auditor certificado ou com ampla experiência, responsável por coordenar o processo e supervisionar os resultados.

3. Responsável pelas decisões finais sobre escopo e relatórios.

4. Technical Experts

5. Especialistas em microbiologia, controle de qualidade, gestão de alérgenos, ou outras áreas relevantes.

6. Oferecem insights detalhados sobre processos complexos ou linhas de produtos específicas.

7. New Auditors or Trainees

8. Podem acompanhar a equipe para adquirir experiência.

9. Contribuem com uma nova perspectiva e podem identificar aspectos que auditores mais experientes possam deixar passar.

10. Conflict of Interest Considerations

11. Auditores devem ser independentes das áreas auditadas.
12. Evite que auditores auditem processos nos quais tenham responsabilidades operacionais ou gerenciais.

Audit Risk Management

Audit risk management envolve antecipar e mitigar fatores que podem comprometer os resultados da auditoria:

1. Resource Constraints
2. Limitações orçamentárias, disponibilidade de pessoal ou prazos apertados podem reduzir a profundidade da auditoria.

3. Mitigação: Planejamento antecipado, alocação adequada de recursos e definição de prazos realistas.

4. Scope Creep

5. Expansão não planejada das atividades da auditoria pode levar a descobertas superficiais.

6. Mitigação: Definir claramente o escopo e utilizar um controle de mudanças se houver necessidade de modificações.

7. Data Security and Confidentiality

8. Auditores frequentemente acessam informações sensíveis, desde receitas proprietárias até contratos de fornecedores.

9. Mitigação: Implementar protocolos rigorosos de proteção de dados e acordos de confidencialidade.

10. External Factors

11. Atrasos na produção, falhas de sistemas ou crises inesperadas (por exemplo, eventos de contaminação) podem impactar a auditoria.
12. Mitigação: Desenvolver planos de contingência e manter uma comunicação aberta com as partes envolvidas.

Performing the Audit

Após a fase de planejamento, a execução da auditoria envolve transformar o plano em atividades práticas – revisões documentais, inspeções in loco, entrevistas e a análise final do desempenho em food safety.

Initiating the Audit

1. Notify the Auditee
2. Enviar notificação formal (exceto em auditorias não anunciadas) com as datas, objetivos e escopo da auditoria.

3. Compartilhar detalhes logísticos, como o horário da reunião de abertura e a documentação necessária.

4. Reconfirm Resources

5. Garantir que a equipe possua todas as ferramentas necessárias: laptops, checklists, EPI, etc.

6. Verificar se os equipamentos especializados (termômetros, medidores de pH) estão calibrados e prontos.

7. Coordinate with the Auditee’s Management

8. Identificar contatos chave, organizar o acesso às instalações e confirmar a disponibilidade dos envolvidos.
9. Discutir protocolos de segurança (por exemplo, verificação de saúde dos visitantes, restrições alérgicas).

Preparing Audit Activities

1. Review the Audit Plan
2. Finalizar o cronograma, os métodos e as atribuições da equipe.

3. Esclarecer modificações no escopo ou nos objetivos, se houver.

4. Set Communication Channels

5. Definir como será a comunicação interna da equipe (ex: reuniões diárias) e com o auditado (ex: debriefings ao final de cada dia).

6. Indicar o responsável por tratar dúvidas ou questões.

7. Assemble Necessary Documents

8. Coletar os padrões, checklists, templates e relatórios de auditorias anteriores.
9. Garantir fácil acesso a esses materiais durante toda a auditoria.

Performing Document Review in Preparation for the Audit

Antes de iniciar as atividades no local, os auditores realizam uma revisão de documentos:

1. Policy and Procedure Documents
2. Verificar o alinhamento com ISO 22000 ou outros padrões de segurança alimentar.

3. Conferir clareza, controle de versões e a consistência com as operações reais.

4. Records and Logs

5. Confirmar a completude dos registros de temperatura, cronogramas de limpeza, registros de controle de pragas, etc.

6. Identificar padrões de não conformidades ou lacunas nos registros.

7. Management Review and Internal Audit Reports

8. Analisar como a gestão tratou as constatações de auditorias anteriores e os indicadores de desempenho.

9. Procurar evidências de iniciativas de melhoria contínua.

10. Training Records

11. Verificar se os funcionários receberam treinamento atualizado em segurança alimentar e se a eficácia desse treinamento foi avaliada.
12. Comparar as funções dos funcionários com o escopo do treinamento.

Audit Plan Preparation

Embora o plano seja definido na fase de planejamento, ajustes finais podem ser feitos após a revisão dos documentos:

1. Focus Areas
2. Ajustar as ênfases com base nos achados iniciais da revisão.

3. Se forem identificados problemas recorrentes (ex: na gestão de alérgenos), dedicar mais tempo a essa área.

4. Site Tour Sequence

5. Planejar a sequência lógica para a inspeção do local – por exemplo, iniciar pela área de recebimento, seguir pela produção, embalagem e armazenagem.

6. Reduzir riscos de contaminação cruzada organizando a visita a áreas críticas de forma estratégica.

7. Interview Strategy

8. Planejar entrevistas com gestores de produção, responsáveis pela qualidade e operadores de linha.
9. Preparar perguntas abertas que incentivem respostas detalhadas.

Assigning Work to the Audit Team

1. Roles and Responsibilities
2. Designar um membro da equipe para cada processo ou departamento.

3. Definir um líder para a revisão documental, outro para a inspeção in loco, etc.

4. Team Coordination

5. Agendar reuniões diárias para compartilhar descobertas e alinhar os próximos passos.

6. Incentivar a colaboração entre especialistas e auditores gerais.

7. Avoid Overlap

8. Garantir que as responsabilidades estejam bem definidas para evitar duplicidades.
9. Caso haja necessidade de auditar a mesma área por dois auditores, coordenar as visitas para evitar confusões.

Conducting Audit Activities

Durante a execução da auditoria, a equipe implementa o plano, coleta evidências e interage com os envolvidos.

The Opening Meeting

1. Introduction of the Audit Team
2. Cada auditor se apresenta, explicando seu papel e experiência.

3. Estabelece rapport e define expectativas com o auditado.

4. Review of Audit Objectives, Scope, and Criteria

5. Reforçar o propósito da auditoria, os padrões aplicáveis (ex: ISO 22000) e os pontos de foco.

6. Confirmar detalhes logísticos e restrições.

7. Logistics and Protocols

8. Discutir procedimentos de segurança, rotas de evacuação e regras do local (uso de EPI, higiene, etc.).
9. Alinhar como e quando as constatações serão comunicadas.

Performing Document Review

Durante a fase in loco, podem ser solicitados registros adicionais:

1. Real-Time Record Checks
2. Comparar os registros operacionais (ex: logs de produção, planilhas de monitoramento dos CCPs) com as condições observadas.

3. Verificar a precisão e a tempestividade dos dados registrados.

4. Spot Checks

5. Selecionar datas ou lotes de forma aleatória para confirmar a conformidade em diferentes períodos.

6. Observar a consistência dos registros e a rastreabilidade.

7. Cross-Verification

8. Cruzar informações dos registros com os estoques físicos.
9. Verificar se os registros de treinamento condizem com o conhecimento dos funcionários.

Communicating During the Audit

Uma comunicação eficaz garante a fluidez do processo:

1. Daily Briefings

2. Reuniões diárias com a gestão ou representantes do auditado para resumir os achados e alinhar próximos passos.

3. Real-Time Clarifications

4. Em caso de dúvidas ou possíveis não conformidades, buscar esclarecimentos imediatos para evitar surpresas na reunião de encerramento.

5. Maintaining Professionalism

6. Abordar os achados de forma construtiva, com base em evidências e sem julgamentos pessoais.

Assigning Roles and Responsibilities of Guides and Observers

1. Guides

2. Funcionários do auditado que acompanham a equipe, facilitando o acesso e fornecendo informações contextuais.

3. Observers

4. Podem ser stakeholders externos ou trainees, cuja função é observar sem interferir.

5. Conflict Resolution

6. Se houver tentativa de interferência, o auditor líder deve intervir para manter a imparcialidade.

Information Collection and Verification

Os auditores coletam evidências por meio de:

1. Interviews and Observations

2. Entrevistas e observações para avaliar o conhecimento e a execução dos procedimentos de segurança alimentar.

3. Physical Inspection

4. Inspeção dos equipamentos, condições de armazenamento e rotulagem dos produtos.

5. Sampling and Testing

6. Coleta de amostras para testes rápidos (como ATP) e verificação dos instrumentos de monitoramento dos CCPs.

7. Triangulation of Evidence

8. Cruzamento de dados obtidos por diferentes métodos para confirmar a consistência das informações.

Generating Audit Findings

As constatações da auditoria são classificadas em:

1. Conformities

2. Observações positivas que evidenciam o atendimento ou superação dos padrões.

3. Minor Non-Conformities

4. Desvios que não comprometem imediatamente a segurança alimentar, mas demandam ação corretiva.

5. Major Non-Conformities

6. Falhas significativas que podem impactar a segurança dos alimentos e exigir intervenção imediata.

7. Observations or Opportunities for Improvement

8. Áreas que, embora conformes, podem ser aprimoradas para aumentar a eficiência ou reduzir riscos.

Preparing Audit Conclusions

Após a coleta e análise dos dados:

1. Consolidation of Findings

2. Agrupar as não conformidades por gravidade e área funcional.

3. Root Cause Analysis (RCA)

4. Discutir as causas raízes das falhas significativas para fundamentar as ações corretivas.

5. Recommendations

6. Sugerir medidas concretas para correção e aprimoramento do FSMS.

Conducting the Closing Meeting

1. Presentation of Findings

2. Apresentação dos resultados, destacando os pontos positivos e as áreas de melhoria.

3. Agreeing on Corrective Actions

4. Alinhar com a gestão as ações corretivas e os prazos para implementação.

5. Next Steps

6. Explicar os próximos passos, seja para auditorias de certificação ou auditorias internas de acompanhamento.

7. Thanking the Participants

8. Agradecer a colaboração dos envolvidos e reforçar o compromisso com a segurança alimentar.

Conclusion

A eficaz audit planning e execução da auditoria são fundamentais para um robusto sistema de gestão de segurança alimentar. Ao definir claramente os objetivos, escopo, critérios e métodos, você estabelece as bases para uma auditoria focada e eficiente. Durante a execução, a revisão detalhada dos documentos, inspeções in loco, entrevistas e análise dos dados proporcionam descobertas que orientam a melhoria contínua.

Seja para obter a certificação ISO 22000, cumprir protocolos internos de HACCP ou atender a exigências regulatórias, uma auditoria bem realizada oferece a clareza necessária para decisões fundamentadas e para o aprimoramento constante dos processos.

Principais pontos:

• O planejamento define objetivos, escopo, papéis e estratégias de gerenciamento de riscos.
• A definição de objetivos e critérios é crucial para avaliações direcionadas.
• A escolha dos métodos de auditoria garante a coleta de evidências robustas.
• A execução envolve revisões documentais, inspeções e comunicação eficaz.
• As constatações da auditoria orientam as ações corretivas e a melhoria contínua.
• A reunião de encerramento consolida os resultados e alinha os próximos passos.